2009年8月27日木曜日

GTDを活用してみる

さまざまなビジネス書,雑誌.ブログ,podcastなどで,GTDという言葉を見聞きした.

調べてみると,GTDとは,Getting Things Doneの頭文字を取ったもので,
仕事を効率よく片付けていくための仕事術の一種のよう.

今までいろいろな仕事術を試したが長続きせず.

そんななか,GTDは2ヶ月続いていて,これからも続けていけそうなので紹介しようと思う.

この手法は4つのステップに分かれている.

1.収集
2.処理
3.レビュー
4.実行




1.収集

GTDを開発したDavid Allenは,
"それが頭の中にある限り,あなたの頭の中はクリアにならない"

と言っている.

そこで,最初に頭の中に抱えている気になること全てをリストアップすることからはじめる.
紙にとにかく書いていく.

仕事orプライベート,今or将来など関係なく,ひたすら書く.

俺は落ち着いた喫茶店でこの作業を行い,
A4用紙3枚ぐらいになった.
所用時間は2時間.

大変な労力だったけど,これは最初だけ.
これからは気になった時にその都度足していく.

2.処理

ここがGTD最大の特徴.


収集で頭の中から引っ張りだしてきた"気になること全て"を図に示したフローチャートに沿って処理していく.
例外を作らないことが重要.
全ての案件はYes,Noの問いかけに答えていき,最終的には,
ゴミ箱
いつか,多分やるリスト
資料リスト
プロジェクトリスト
連絡待ちリスト
次の物理的なアクションリスト
カレンダー記入
のどれかに収まるようにする.

この作業をやっている時に,
2分以内にできる??
の問いにYesと答えられるものはリスト化せずに,その場でやってしまう.
例えば簡単なメールとか,キーボードの掃除とか.

3.レビュー

1週間に1度はリストを見直し,適宜案件のリストを移動させる.

例えば,
いつかたぶんやるリストに入れていたハワイ旅行は2ヶ月後の長期休暇にいこう!
となれば,プロジェクトリストに入れ替える.
そしてプロジェクトとなったハワイ旅行は,いくつかの案件に分解され,
ホテルサービスに関しての疑問をホテルにメールして,連絡待ち案件になったり,
スケジュールが確定した企画はカレンダーに記入される.

4.実行
そして,最終的には実行に移す.

このやり方のいいところは,全て気になることを吐き出しているので,
実行中にそのことだけに集中できることだ.

あと,もうひとつ.

最初に紙に書くと言ったが,最近はcheck*padというWeb上のツールを使っている.
一日の大半をインターネットが出来る環境で過ごしているので,ほぼ不都合はない.
ネットができない環境ならメモしておく.

気になったらcheck*padを開いて,InBoxの中に新規案件としてためておく.
1週間に1度InBox内の案件をフローチャートに沿って各リストに振り分ける.

check*padの機能の一つで
リストのうち1つだけ,指定したアドレスに指定した時間に案件を送信するというものがある.

俺は次の物理的なアクションリストを朝にメールする設定にしていて,
これを眺めて,状況に応じてカレンダーリストに移している.

まあ,自分で円滑なやり方を持っている人はいいけれど,
もし上手く回っていない人がいたら試してみる価値ありだと思う.

たくさん本も出ているし,興味があったら買ってやってみて下さい.



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